File Menu.

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March 26,2020..

पिछले Article में मैंने आपको Ms Word  के भागो के बारे में  बताया था. आज हम फाइल वाले Option के बारे में पढ़ेंगे। 

• File Menu

इस Menu की सहायता से File से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह Options होते है। जिनका प्रयोग File मे किया जाता है। इसकी (Shortcut key alt+ F) होती है। यहाँ हम सिर्फ उन्ही Option का जिक्र करेंगे जो हमारे लिए महत्वपूर्ण है. 

New:-

इस Option का प्रयोग New File बनाने के लिए किया जाता है। इसकी (Shortcut key Ctrl+N) होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है..

File Tab

Open: - 

इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी (Shortcut key Ctrl+O) होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस Option पर click करने से File Open हो जाएगी। 

Close:-

इस Option से हम पहले से खुले हुये Document को बंद किया जाता है।

Save:-

इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी(Shortcut key Ctrl+S) है.. Standard  Toolbar की सहायता से भी Document को Save किया जा सकता है। इसमें Save in Option होता हैं जिसमे आप File को कहाँ पर Save करना हैं यह सेट कर सकते हैं और Dialogue Box में File का नाम दे कर Save बटन पर क्लिक करते है। जिससे File Save  हो जाती है।

Save As:-

इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं | इसकी Shortcut key "F12" है...

File Search :-

इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए किया जाता हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ TASK PANE आएगा। जिसमे Search Text के बॉक्स में वह शब्द लिखें और Search In के Drop Down List से उस Drive Directory का चयन करें। जिसमे उपस्थित फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद Result Should be Drop Down List से फ़ाइल टाइप का चयन करें और Go Button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा।

Permission:-

इसके अंतर्गत उपस्थित Option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से संबंधित अनुमति दे सकते हैं।और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं। File menu में  Permission Option के अंतर्गत Do not Distribute पर Click करें। Permission नाम का Dialogue Box आ जायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें। इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने Document को Save करने के लिए Ok करें। ताकि जिन्हें हमने Distribute किया है उन्हें Permission मिल जाये।

नोट: - इस Option का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्योंकि यह Sensitive Document and Email Message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और Copy करने से रोकता है। IRM का उपयोग करने के लिए Windows Right Management client का Install होना आवश्यक है।

Versions:-

इसका उपयोग अपनी File में अलग-अलग Date में Save किये गए  DATA से सम्बंधित कोई Comment लिख कर उसे SAVE करें। फिर बाद में अपनी आवश्यकता  के अनुसार Date Wise Save किये हुए Data में बदलाव करने के लिए करते हैं। इसे इस तरह भी कहा जा सकता है। कि Versions का उपयोग अपने Document को Date/Day wise, Save करने के लिए तथा अपनी आवश्यकता के अनुसार केवल   Date/Day wise, edit करने के लिए करते हैं। इस पर Click करते ही निम्नलिखित Dialogue Box खुलेगा।

इसमें Save now पर क्लिक करके Document के उस Paragraph से सम्बंधित Comment लिखें जिसमे Cursor है। ताकि बाद में जब भी Date/Day wise, Save किये गए paragraph में बदलाव करना चाहें तो इस Option पर क्लिक करके उसमे उपस्थित Date/Day wise, Comment पर क्लिक करके Open करें आपके सामने वही paragraph नए Screen में खुल जायेगा। जिसमे आप अपनी इच्छानुसार बदलाव कर सकते है।

Save As Web Page:-

इस Option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर Save कर सकते है।

Page Setup:-

 इस Option का प्रयोग पेज को सेट करने के लिए किया जाता हैं जैसे Page Size, Margin, Orientation, Portrait, Landscape Page Satup आदि सेट करने के लिए किया जाता हैं |

Page Satup Dialogue Box

Paper:- 

इससे Workbook की Orientation , Scaling and Paper size को Select कर सकते है।

Margins :-

 इस Tab से पेज का Margin सेट करते है। Paperमें चार Margin होते है। एवं Header एवं Footer के लिये स्पेस Select करते है।

Header /Footer:-

 इससे Page में Header एवं Footer को सेट करते है। Custom Button पर क्लिक करके सीट में Header एवं Footer लगाते है।

Sheet:-

इसमें सीट का Print Area Select करते है। Print Title सीट से क्या क्या प्रिंट करना है। उसको चुनते है। एवं प्रिंट आर्डर Select करते है। इस Dialogue Box में तीन बटन होते है। Print, Print Preview, Option Button.

Print Preview :-

 इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं| अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं| यदि कोई ग़लती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ Print Preview Toolbar आती है..जिसकी सहायता से विभिन्न Print Preview देख सकते है।

Print:-

इसकी सहायता से Document का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई Options होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है। इस Dialogue Box में Printer का नाम Page Range, Number of Copies, Print  आदि को सेट करते है। OK पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।

Print Dialogue Box

Exit:-

इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं। इसकी (Shortcut key alt +F4) है।

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